在內容行銷時代，光靠努力是不夠的，更需要聰明地工作！建立清晰的內容營運工作流程，可以減少混亂，提高效率，讓團隊更有效地生產優質內容。以下五個步驟，引導你打造高效的內容營運工作流程：
第一步：內容形式盤點
首先，你需要對所有的內容形式進行盤點，並瞭解每個形式的目標平台和特殊需求。使用以下表格，列出你的團隊產出的所有內容格式，並填寫相關信息：
- 內容形式： 例如文章、電子書、直播、網路研討會、視頻等。
- 主要發佈平台： 例如官網、部落格、電子郵件。
- 其他發佈平台： 例如社群媒體、合作夥伴網站等。
- 特殊情況和變化： 例如是否需要將電子書設置為引導生成磁鐵，或是否需要將視頻添加到電子報中。
例如，以下是一個內容形式盤點的範例：
| 內容形式 | 主要發佈平台 | 其他發佈平台 | 特殊情況和變化 |
|---|---|---|---|
| 編輯文章 | 網站 (部落格) | 電子報、LinkedIn 個人頁面/群組、社群媒體、贊助文章、群眾外包文章、範例集、轉載文章、投稿文章 | |
| 電子報 | 電子郵件 | ||
| 電子書 | 網站 (資源頁) | 電子郵件活動、編輯文章、贊助登陸頁面 | 引導生成 |
| 視頻 (直播) | Facebook、TikTok LIVE | 與影響者合作、專家訪談 | |
| 視頻 (腳本) | YouTube | 網站部落格、活動微站點、網站視頻頁面、贊助網路研討會 | |
| 社群媒體貼文 | Facebook、Instagram | 付費推廣、與影響者合作 | |
| 現場演講 | 實體活動 | 虛擬活動平台、LinkedIn Live、社群媒體視頻片段、合作夥伴網站 |
在這個步驟中，我們只是關注高階任務，例如每個內容形式的發佈流程，而更詳細的步驟，例如設計需求、內容創作者和審核者等信息，將在後續步驟中進行處理。
第二步：列出每個內容形式的任務
接下來，你需要詳細列出每個內容形式的編輯、協作和技術生產任務，以便在主要發佈平台上生產內容。你可以從最常產出的內容形式或對內容目標最重要的內容形式開始。或者，你也可以從最複雜的內容形式開始，因為它通常需要多個團隊或許多步驟來生產和發佈。
例如，一篇在網站部落格發佈的編輯文章可能包含以下任務列表：
- 確定主題
- 在編輯日曆中排程發佈
- 編輯提交的內容
- 將內容和圖片上傳到內容管理系統
- 格式化內容排版
- 將編輯好的內容發送給作者和利益相關者進行修訂/審核
- 請求銷售/行銷團隊對主題的意見回饋
- 設置 SEO 元數據
- 將鏈接/資產發送給每日電子報的聯絡人
- 設計和開發視覺圖像
- 收集作者簡介信息/資產
- 集思廣益具體的故事角度
- 識別和採訪主題專家
- 收集指標/生成績效報告
- 指派作者撰寫內容
- 校對並審核最終排版
- 分享績效數據給利益相關者
- 將內容發佈到其主要平台
- 分享鏈接/資產給內容合作夥伴，以便他們使用
其中一些任務可能包含多個子步驟。例如，格式化文章可能涉及導入和調整圖片大小、添加超鏈接、設置類別標籤等。但在此練習中，我們只需要關注廣泛的任務類別即可。
第三步：按生產階段組織任務
接下來，你需要將每個內容形式的任務按順序分為三個階段：前置製作、製作和後期製作，如下列範例所示：
| 階段 | 內容形式 (編輯文章) | 所需任務 |
|---|---|---|
| 前置製作階段 | 確定主題、集思廣益角度、識別資料來源/主題專家、請求銷售/行銷團隊對主題和方法的意見回饋、指派作者、促進治理要求、創建/收集作者簡介信息/資產 | |
| 製作階段 | 接收作者提交的內容、編輯/修訂內容風格和內容、設計/開發視覺效果、將最終內容發送給作者和利益相關者進行修訂/審核、上傳/格式化內容和視覺效果以供排版、設置 SEO 元數據、校對並審核最終排版 | |
| 後期製作階段 | 在編輯日曆中排程發佈、將內容 (包括元數據) 發佈到其主要平台、將內容發送給 [聯絡人] 以進行電子郵件通知/電子報包含、分享鏈接/資產給內容合作夥伴以進行額外推廣、再利用和分配工作，根據內容計畫、收集指標數據並生成報告、分享績效數據給利益相關者，以告知潛在調整或未來的內容計畫 |
為了幫助你按照邏輯順序組織任務，你還需要回答以下問題：
- 哪些任務必須在其他任務開始之前完成？
- 哪些任務可以同時進行？
- 哪些任務表示一個階段完成，可以開始下一個階段？
你的流程必須考慮企業層級設定的標準和要求，或有助於其他組織功能的標準和要求。例如，你可能需要根據企業 SEO 策略設置元數據，或遵守組織程序，例如獲得簽署的貢獻者協議。如果這些步驟沒有出現在你的初始任務列表中，請添加它們。
第四步：指派角色並映射工作流程
接下來，你需要添加一列，為每個任務設定角色和職責。有了這些信息，你可以創建一個地圖，顯示生產工作從一個角色流向另一個角色的方式。第一部分相對容易，特別是如果你已經有一個團隊，並且每個成員都對自己的工作範圍有清晰的認識。
例如，你可以使用以下表格來指派角色和職責：
| 階段 | 內容形式 (編輯文章) | 所需任務 | 角色 |
|---|---|---|---|
| 前置製作階段 | 確定主題 | 內容策略師 | |
| 前置製作階段 | 集思廣益角度 | 內容策略師、編輯 | |
| 前置製作階段 | 識別資料來源/主題專家 | 內容策略師、編輯 | |
| 前置製作階段 | 請求銷售/行銷團隊對主題和方法的意見回饋 | 內容策略師、編輯 | |
| 前置製作階段 | 指派作者 | 內容策略師、編輯 | |
| 前置製作階段 | 促進治理要求 | 法律團隊 | |
| 前置製作階段 | 創建/收集作者簡介信息/資產 | 內容策略師、編輯、作者 | |
| 製作階段 | 接收作者提交的內容 | 編輯 | |
| 製作階段 | 編輯/修訂內容風格和內容 | 編輯 | |
| 製作階段 | 設計/開發視覺效果 | 平面設計師 | |
| 製作階段 | 將最終內容發送給作者和利益相關者進行修訂/審核 | 編輯 | |
| 製作階段 | 上傳/格式化內容和視覺效果以供排版 | 內容管理系統管理員 | |
| 製作階段 | 設置 SEO 元數據 | SEO 專家 | |
| 製作階段 | 校對並審核最終排版 | 編輯、內容策略師 | |
| 後期製作階段 | 在編輯日曆中排程發佈 | 內容策略師 | |
| 後期製作階段 | 將內容 (包括元數據) 發佈到其主要平台 | 內容管理系統管理員 | |
| 後期製作階段 | 將內容發送給 [聯絡人] 以進行電子郵件通知/電子報包含 | 電子報管理員 | |
| 後期製作階段 | 分享鏈接/資產給內容合作夥伴以進行額外推廣、再利用和分配工作，根據內容計畫 | 內容策略師 | |
| 後期製作階段 | 收集指標數據並生成報告 | 分析師 | |
| 後期製作階段 | 分享績效數據給利益相關者，以告知潛在調整或未來的內容計畫 | 內容策略師、編輯 |
如果你沒有現有的團隊，這一步驟可以幫助你確定需要哪些角色，以及如何招募或培訓合適的人才。
第五步：建立可執行流程並持續優化
完成以上步驟後，你需要將流程圖轉化為可執行的流程，並將其落實到日常工作中。這可能需要使用一些工具或平台，例如：
- 內容日曆： 使用內容日曆來排程發佈時間，並確保所有團隊成員都能掌握進度。
- 內容管理系統 (CMS)： 使用 CMS 來儲存和管理你的內容，並且可以方便地發佈和追蹤。
- 專案管理工具： 使用專案管理工具來追蹤任務進度，並確保每個任務都能準時完成。
- 協作平台： 使用協作平台來方便團隊成員之間溝通和協作。
建立可執行的流程後，你需要持續優化，並且根據實際情況進行調整。例如，你可能需要：
- 添加新的內容形式： 隨著你的內容策略發展，你可能需要添加新的內容形式。
- 調整任務流程： 你可能需要根據團隊的經驗和反饋，調整任務流程，以提高效率。
- 使用新的工具： 你可能需要使用新的工具來簡化工作流程，例如自動化任務或改進協作。
建立高效的內容營運工作流程是一個持續的過程，需要不斷的測試和調整才能達到最佳狀態。但是，透過清晰的流程和明確的責任分配，你可以讓你的團隊更有效地生產優質內容，並達到你的內容目標。