月份: 2024 年 6 月

在這個社群媒體無處不在的時代，企業必須制定完善的社群媒體指南，才能確保員工的線上行為符合品牌形象，避免潛在法律風險。缺乏完善的社群媒體指南，不僅會阻礙員工成為品牌倡導者，甚至可能讓潛在的求職者望而卻步。本文將探討為何制定社群媒體指南至關重要，並提供實務上的策略和範例，幫助企業建立一套有效且易於實施的指南，讓員工成為品牌推廣的強力後盾。

理解員工社群媒體倡導的重要性

社群媒體的信任危機

現代人對於品牌和政府的宣傳越來越不信任，更傾向於參考同儕的意見。根據 Edelman Trust Barometer 的調查結果，人們對媒體（64%）和企業領袖（61%）刻意散佈不實訊息感到擔憂。這項信任危機為企業帶來了一項重要課題：如何建立起足以抵擋不信任風潮的品牌形象。

員工社群媒體倡導的優勢

員工社群媒體倡導可以為企業帶來許多優勢。當員工成為品牌代言人，他們可以在社群平台上分享自身經驗、產品使用心得，並與消費者互動，自然地提升品牌知名度和信任度。這不僅可以增加品牌曝光率，更能建立起真實且可信賴的品牌形象。

員工社群媒體倡導的風險

然而，員工社群媒體倡導也存在著風險。如果員工在社群平台上的行為不當，例如發表不當言論、洩露公司機密等，可能會嚴重損害品牌形象，甚至引發法律糾紛。因此，企業必須制定完善的社群媒體指南，規範員工在社群平台上的行為，才能有效降低風險。

建立一個有效的社群媒體指南

指南的要素

社群媒體指南的長度並不重要，但其可讀性和內容必須清晰易懂。企業應該將指南簡化，以方便員工理解和遵循。以下列出社群媒體指南中不可或缺的要素：

• 品牌在社群媒體上的目標：明確說明企業在每個社群平台上的目標，例如招募人才、擴大內容傳播、促進客戶參與等等。指南應說明企業在每個平台上的存在意義，以及員工如何支持這些目標。
• 公司風格指南：列出所有商標需求，並統一公司產品和服務的拼寫方式，確保員工在所有平台上都以正確的方式呈現品牌形象。此外，企業也應定義品牌個性，並在指南中明確說明語言使用規範。
• 品牌資源共享：建立一個中央資源庫，讓員工可以輕鬆取得公司標誌、操作指南、常見問題解答、品牌社群媒體頭像等等。同時，企業也可以考慮建立一個專屬的標籤詞彙庫，例如 Dell 的 #IWorkForDell 或 IBM 的 #ProudIBMer，並且在指南中說明每個標籤詞彙的用途。將這些資訊集中管理，可以提高員工對品牌一致性的理解和遵循。
• 法律考量：在指南中明確界定哪些內容可以分享，哪些內容不允許分享。企業也應考慮是否要要求員工在他們的個人社群媒體帳戶上加上「個人觀點」聲明。
• 未經授權的品牌帳戶：當企業在全球各地都有分公司時，員工可能會自行建立區域性的品牌帳戶。指南應列出所有正式的企業帳戶，並要求員工僅使用這些帳戶處理品牌相關事務。企業可以考慮建立一個社群媒體申請表，讓員工可以提出建立新帳戶或內容的建議。這樣一來，員工的熱情就能透過對話的方式得到更好的發揮，而不是直接要求刪除未經授權的帳戶。
• 離職員工：員工離職後，可能會忘記更新他們的個人檔案，繼續顯示他們仍在企業任職。這可能會造成混淆，例如當他們開始發布關於新公司資訊的內容時，客戶可能會在 LinkedIn 上搜索他們來確認資訊。雖然企業無法強制員工修改個人檔案資訊，但至少可以將這項要求納入離職流程之中。

社群媒體指南的實務範例

以下是一些企業公開的社群媒體指南範例，可以作為企業制定指南的參考。需要注意的是，這些只是公開的版本，企業可能也會針對內部員工制定更詳盡的指南。

• 史丹佛大學：史丹佛大學的社群媒體指南涵蓋了員工在社群媒體上的責任，以及個人行為對機構聲譽的影響。此外，指南也連結到大學的資訊安全和隱私政策。
• IBM：IBM 的社群媒體指南鼓勵員工參與產業線上討論，並建立個人部落格。指南中強調「展現個人風格」，但同時也提醒員工不要使用攻擊性或有害的語言。
• 戴爾：戴爾的社群媒體指南以五個簡單易懂的重點呈現，並提供聯絡戴爾社群媒體團隊的電子郵件地址，以供員工提出額外問題。指南中也針對未經授權的帳戶問題提出明確說明，指出任何為戴爾建立的帳戶都可能被視為戴爾的財產，並且嚴禁建立以戴爾公司帳戶為基礎的帳戶。

員工社群媒體指南的培訓

在員工入職訓練時，社群媒體團隊的成員應該向員工說明公司的社群媒體政策和指南，並協助新員工以符合品牌形象的方式設定他們的社群媒體帳戶。為了維持和提升員工對公司社群媒體政策的認知，企業可以採取以下措施：

• 舉辦午餐研討會：透過輕鬆的午餐研討會，讓員工在享用美食的同時，也能瞭解公司社群媒體政策，並參與相關的互動討論。
• 定期舉辦線上講座或工作坊：線上講座和工作坊可以有效提升員工對社群媒體政策的理解，並提供最新的社群媒體趨勢和最佳實務。
• 建立互動式的社群平台：企業可以建立專屬的社群平台，例如 Slack 頻道或 Facebook 群組，讓員工可以互相交流、分享資訊，並提出關於社群媒體政策的疑問。

結語

制定完善的社群媒體指南是企業在這個社群媒體時代不可或缺的步驟。有效的指南可以幫助員工成為品牌代言人，同時也能保護企業的品牌形象和商業利益。企業應該將指南視為一項投資，而非限制，並透過持續的溝通和培訓，讓員工瞭解和遵循指南，共同打造一個更強大的品牌社群。

社群媒體指南, 社群媒體策略, 品牌形象

在內容行銷時代，光靠努力是不夠的，更需要聰明地工作！建立清晰的內容營運工作流程，可以減少混亂，提高效率，讓團隊更有效地生產優質內容。以下五個步驟，引導你打造高效的內容營運工作流程：

第一步：內容形式盤點

首先，你需要對所有的內容形式進行盤點，並瞭解每個形式的目標平台和特殊需求。使用以下表格，列出你的團隊產出的所有內容格式，並填寫相關信息：

• 內容形式： 例如文章、電子書、直播、網路研討會、視頻等。
• 主要發佈平台： 例如官網、部落格、電子郵件。
• 其他發佈平台： 例如社群媒體、合作夥伴網站等。
• 特殊情況和變化： 例如是否需要將電子書設置為引導生成磁鐵，或是否需要將視頻添加到電子報中。

例如，以下是一個內容形式盤點的範例：

在這個步驟中，我們只是關注高階任務，例如每個內容形式的發佈流程，而更詳細的步驟，例如設計需求、內容創作者和審核者等信息，將在後續步驟中進行處理。

第二步：列出每個內容形式的任務

接下來，你需要詳細列出每個內容形式的編輯、協作和技術生產任務，以便在主要發佈平台上生產內容。你可以從最常產出的內容形式或對內容目標最重要的內容形式開始。或者，你也可以從最複雜的內容形式開始，因為它通常需要多個團隊或許多步驟來生產和發佈。

例如，一篇在網站部落格發佈的編輯文章可能包含以下任務列表：

• 確定主題
• 在編輯日曆中排程發佈
• 編輯提交的內容
• 將內容和圖片上傳到內容管理系統
• 格式化內容排版
• 將編輯好的內容發送給作者和利益相關者進行修訂/審核
• 請求銷售/行銷團隊對主題的意見回饋
• 設置 SEO 元數據
• 將鏈接/資產發送給每日電子報的聯絡人
• 設計和開發視覺圖像
• 收集作者簡介信息/資產
• 集思廣益具體的故事角度
• 識別和採訪主題專家
• 收集指標/生成績效報告
• 指派作者撰寫內容
• 校對並審核最終排版
• 分享績效數據給利益相關者
• 將內容發佈到其主要平台
• 分享鏈接/資產給內容合作夥伴，以便他們使用

其中一些任務可能包含多個子步驟。例如，格式化文章可能涉及導入和調整圖片大小、添加超鏈接、設置類別標籤等。但在此練習中，我們只需要關注廣泛的任務類別即可。

第三步：按生產階段組織任務

接下來，你需要將每個內容形式的任務按順序分為三個階段：前置製作、製作和後期製作，如下列範例所示：

為了幫助你按照邏輯順序組織任務，你還需要回答以下問題：

• 哪些任務必須在其他任務開始之前完成？
• 哪些任務可以同時進行？
• 哪些任務表示一個階段完成，可以開始下一個階段？

你的流程必須考慮企業層級設定的標準和要求，或有助於其他組織功能的標準和要求。例如，你可能需要根據企業 SEO 策略設置元數據，或遵守組織程序，例如獲得簽署的貢獻者協議。如果這些步驟沒有出現在你的初始任務列表中，請添加它們。

第四步：指派角色並映射工作流程

接下來，你需要添加一列，為每個任務設定角色和職責。有了這些信息，你可以創建一個地圖，顯示生產工作從一個角色流向另一個角色的方式。第一部分相對容易，特別是如果你已經有一個團隊，並且每個成員都對自己的工作範圍有清晰的認識。

例如，你可以使用以下表格來指派角色和職責：

如果你沒有現有的團隊，這一步驟可以幫助你確定需要哪些角色，以及如何招募或培訓合適的人才。

第五步：建立可執行流程並持續優化

完成以上步驟後，你需要將流程圖轉化為可執行的流程，並將其落實到日常工作中。這可能需要使用一些工具或平台，例如：

• 內容日曆： 使用內容日曆來排程發佈時間，並確保所有團隊成員都能掌握進度。
• 內容管理系統 (CMS)： 使用 CMS 來儲存和管理你的內容，並且可以方便地發佈和追蹤。
• 專案管理工具： 使用專案管理工具來追蹤任務進度，並確保每個任務都能準時完成。
• 協作平台： 使用協作平台來方便團隊成員之間溝通和協作。

建立可執行的流程後，你需要持續優化，並且根據實際情況進行調整。例如，你可能需要：

• 添加新的內容形式： 隨著你的內容策略發展，你可能需要添加新的內容形式。
• 調整任務流程： 你可能需要根據團隊的經驗和反饋，調整任務流程，以提高效率。
• 使用新的工具： 你可能需要使用新的工具來簡化工作流程，例如自動化任務或改進協作。

建立高效的內容營運工作流程是一個持續的過程，需要不斷的測試和調整才能達到最佳狀態。但是，透過清晰的流程和明確的責任分配，你可以讓你的團隊更有效地生產優質內容，並達到你的內容目標。

內容行銷, 內容營運, 工作流程